Một trong những nguyên tắc đầu tiên của một lá thư xin thôi việc là bạn cần phải viết ngắn gọn, súc tích, và dùng những ngôn từ thân thiện. Cho dù bạn có bất mãn với công ty hay cấp trên, hãy viết những điều tích cực và tránh sa đà vào cảm xúc.

“Hãy cảm ơn mọi người về những gì mà bạn đã học được trong thời gian làm việc tại công ty. Hoặc tập trung vào những điều tích cực giúp ích cho bạn trong việc tìm một chỗ làm mới như kinh nghiệm, kỹ năng mới, người quản lý…”, ông Nauman Noor, nhà quản lý cao cấp thuộc hãng tư vấn Oliver Wyman, gợi ý.

Bạn có nên đưa ra lý do xin thôi việc?

Tùy thuộc vào lý do của bạn là gì, bạn nên cân nhắc xem có nên đề cập đến vấn đề này trong lá thư xin thôi việc. Tiến sỹ Michael Provitera, tác giả của cuốn “Mastering Self-Motivation” (tạm dịch: Điều khiển động lực bản thân”), cho rằng, bạn chỉ nên đưa ra những lý do tích cực cho sự ra đi của bạn, chảng hạn như tìm một cơ hội tốt hơn, tìm công việc thuận tiện cho việc đi lại, hay lý do gia đình…

Nếu bạn nói đến một công việc khác ở một công ty khác, bạn có thể nói bạn nghĩ đó là một công việc phù hợp với bạn, nhưng tránh đi sâu vào chi tiết. Bạn có thể nói đơn giản rằng, bạn sẽ chuyển tới một công việc đầy hứa hẹn trong lĩnh vực công nghệ. Nói chung chung sẽ tốt hơn là nói cụ thể trong tình huống này.

Bạn nên trình bày lá thư xin thôi việc như thế nào?

Nếu bạn chỉ viết mỗi câu cụt ngủn “Tôi xin nghỉ” trên một tờ giấy, thì đó không phải là một lá thư xin thôi việc phù hợp. Chuyên gia về tuyển dụng Rosemary Guzman Hook thuộc công ty Hook The Talent đưa ra lời khuyên, bạn không nên viết nhiều hơn 3-4 câu: “Cảm ơn sếp vì đã cho bạn cơ hội học hỏi thêm về ngành (….) và công việc (…). Hãy nói về một thứ nào đó mà bạn đã học được và nhớ là nói thật. Sau đó, hãy đề nghị tiếp tục được giữ liên lạc với họ”.

Bà Hook nhấn mạnh tầm quan trọng của việc không miêu tả những cảm giác tiêu cực của bạn trong một lá thư xin thôi việc. “Chẳng có ích lợi gì trong việc này mà chỉ tổ khiến bạn trở nên kém chuyên nghiệp về mặt phong cách”, bà Hook nói.

Cho dù bạn có nói với sếp là bạn nghĩ sếp “điên rồ” đến đâu, việc đó cũng sẽ chẳng khiến sếp thay đổi. Việc bạn nói về những gì mà bạn hối tiếc cũng chẳng đem lại lợi ích gì cho bạn trong dài hạn. Bạn không thể biết khi nào bạn sẽ cần lời giới thiệu và nhận xét từ sếp cũ hay đồng nghiệp cũ. Khi đó, nếu sếp và đồng nghiệp nhớ chuyện bạn đã “bỗ bã” như thế nào trong thư xin thôi việc, họ sẽ chẳng sẵn lòng giúp bạn.

Nói rõ về nhiệm vụ dang dở

Nếu bạn cần hoàn tất công việc được giao, hoặc chuyển lại phần việc đang làm dở cho người khác trước khi nghỉ, hãy nói với sếp rằng bạn đảm bảo hoàn thành các việc đó trước thời điểm bạn rời công ty. Đồng thời hãy đưa ra ngày cụ thể bạn sẽ nghỉ.

“Hãy nói bạn sẽ báo cáo về tình trạng của tất cả công việc của bạn trước khi bạn đi. Nói bạn sẽ cố gắng để chuyển giao công việc một cách trơn tru và công ty có thể liên lạc với bạn sau khi bạn nghỉ nếu có vấn đề gì xảy ra”, bà Mary Greenwood, một giám đốc nhân lực, đưa ra lời khuyên.

Việc bạn quan tâm tới những công việc còn làm dở sẽ là sự hỗ trợ lớn đối với các đồng nghiệp ở lại của bạn. Nếu bạn không giải quyết, họ sẽ ngập trong đống công việc bạn để lại. Họ sẽ đánh giá cao nếu bạn có kế hoạch để đảm bảo rằng, bạn không bỏ dở lại việc gì sau khi nghỉ.

Một lá thư xin thôi việc phù hợp chắc chắn sẽ giúp bạn rời khỏi công ty trong tốt đẹp, đồng thời giúp bạn duy trì các mối quan hệ trong tương lai. Hãy nhớ thể hiện sự chuyên nghiệp ở mọi lúc, mọi nơi, và hãy chứng tỏ với sếp rằng, bạn rất vui đã được làm việc cùng sếp. Bằng cách đó, bạn sẽ được đánh giá tích cực nếu công ty sau này của bạn gọi điện đến sếp để đề nghị xin nhận xét về bạn.